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Produttività

In questa pagina ho raccolto strumenti di organizzare il lavoro nostro e del nostro team, ma anche strumenti per ottimizzare la nostra produttività
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Toggl

Se sei alla ricerca di un modo per tracciare il tempo che dedichi alle diverse attività, Toggl è lo strumento che fa per te. Di base non è altro che un cronometro: lo fai partire quando cominci a lavorare su qualcosa, selezionando il progetto o il task relativo, e lo fermi quando smetti. In qualsiasi momento puoi vedere grafici su come hai impiegato il tuo tempo. A differenza di Rescue Time, Toggl è pensato per chi ha la necessità di tracciare esattamente il tempo che dedica ad un progetto, ad esempio per quei professionisti che fatturano il proprio lavoro ad ore. È gratis per team fino a 5 persone ma per avere accesso alle funzionalità avanzate, in particolare quelle di reportistica, bisogna acquistare un piano a pagamento a partire da 10 dollari al mese per utente. Toggl è disponibile su tutte le piattaforme, desktop o mobile, compresa un’utilissima estensione per Chrome.

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RescueTime

RescueTime è un software di time tracking che permette di monitorare come impieghiamo il tempo che passiamo al computer. Lo installi sul tuo computer e lui cominciare a tracciare quali applicazioni o siti web utilizzi maggioramente. Ogni applicazione o sito web viene catalogata come produttiva, non produttiva o neutrale. Grazie ad una dashboard web molto intuitiva, possiamo verificare le ore lavorate, le applicazioni più utilizzate e valutare la nostra giornata secondo un indice di produttività generale. Ho dedicato questo articolo a come utilizzare Rescue Time in una strategia per migliorare la propria produttività.

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Trello

Trello è uno strumento visuale e collaborativo utilizzato per organizzare le attività di un progetto o un processo. Pur ricordando da un punto di vista visuale l’impostazione di un “kanban board”*, con card e liste, Trello non impone nessuna struttura predefinita, lasciandoci la libertà di creare e organizzare le liste come meglio crediamo. È uno strumento che si impara ad utilizzare in 5 minuti, nonostante questo è molto potente. Inizialmente l’assenza di una struttura predefinita può lasciare spiazzati, tuttavia alla lunga si impara ad apprezzare questa libertà, perché permette di escogitare modi sempre nuovi per utilizzarlo.
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* Un “kanban board” è una griglia dove vengono posizionati dei post-it che rappresentano dei task, nella colonna corrispondente allo stato in cui si trovano e, eventualmente, nella riga relativa al progetto o al gruppo di lavoro cui appartengono. È uno degli strumenti utilizzati nella metodologia kanban, nata nell’ambito della produzione industriale, ma applicata on successo anche nello sviluppo software. Per approfondire www.kanban.it

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Asana

Asana è un’applicazione per la gestione dei progetti e delle attività. Rispetto a Trello ha un’impostazione molto più classica, basata sui concetti di task, due date, assegnazioni, calendari e tutte quelle strutture con cui chi lavora in ambiti più strutturati è abituato a trattare quotidianamente. Pur essendo un prodotto abbastanza completo, Asana rimane comunque semplice da utilizzare, senza quella complessità che caratterizza alcuni software di project management di livello enterprise, rendendolo un ottima scelta per team di tutte le grandezze. Particolarmente interessanti sono le conversazioni, una sorta di chat associata a un progetto o a un task, introdotta da Asana per diminuire l’utilizzo delle email. Da segnalare che Asana offre un ottimo free tier, con progetti e task illimitati per team fino a 15 membri. Le versione completa costa poco più di 8$ al mese per singolo utente.

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Forest

Il cellulare è ormai diventato una distrazione continua e spesso, anche se siamo impegnati al lavoro o nello studio, non possiamo fare a meno di guardarlo per controllare i nuovi messaggi di WhatsApp o le notifiche di Facebook. Tuttavia le continue interruzioni ci impediscono di mantenere la concentrazione, diminuendo drasticamente la nostra produttività. Forest è un’app che ci viene in aiuto in questo: ogni qual volta dobbiamo cominciare una sessione di lavoro possiamo aprire Forest e piantare un ‘albero’ virtuale. Per i successivi 30 minuti l’albero continuerà a crescere a meno che non lasciamo Forest per aprire un’altra applicazione. In tal caso il nostro alberello morirà miseramente. La nostra produttività sarà così rappresentata da una piccola foresta. Forest è un modo simpatico per battere la nostra dipendenza dal cellulare, ma anche per migliorare la nostra concentrazione grazie ad un misto di senso di responsabilità e voglia di raggiungere un obiettivo. È disponibile anche sotto forma di plugin per Chrome e Firefox.

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Wunderlist

Per quanto riguarda i promemoria e le liste di “to-do” più o meno tutti hanno un metodo o un’applicazione preferita, inutile stare a discutere. Se però hai deciso di esplorare nuove soluzioni o semplicemente hai deciso di abbandonare i post-it, mi sento di consigliarti le due applicazioni migliori secondo me. La prima è Wunderlist: completa sotto ogni aspetto, è stata da poco acquisita da Microsoft, decidi tu se sia un bene o un male. È ovviamente gratuita per le funzionalità base, che comprendono liste, task, sottotask, promemoria una tantum o ricorrenti. La puoi utilizzare su praticamente qualsiasi dispositivo che ti venga in mente e tutti saranno sincronizzati tra di loro. La versione pro, pensata in particolare per chi ha bisogno di condividere con altre persone le proprie liste di task, costa 5$/mese o 50$/anno.

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Any.do

Any.do è il principale concorrente di Wunderlist. Come funzionalità è forse leggeremente inferiore, ma è comunque decisamente completa come applicazione di gestione delle attività. Ha un design più “minimal” e più elegante rispetto a Wunderlist. Un altro vantaggio è il costo della versione premium: 3$/mese o 27$/anno. Come Wunderlist, anche la versione premium di Any.do è pensata soprattutto per chi ha bisogno di condividere le liste di attività. Aggiunge inoltre i promemoria basati sulla posizione e permette di allegare file più grandi. Dovendo tirare le somme, quindi, mi sento di consigliare Wunderlist per la versione gratuita e Any.do se si ha bisogno delle funzionalità della versione a pagamento, che sono simili per entrambe. Personalmente ho scelto invece la versione free di Any.do: ho preferito il design minimal :D

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